SAP SuccessFactors Mobile

Analiz eden All-app

Herkese merhaba! Bugün, iş dünyasının dijitalleşmesinde önemli bir yere sahip olan SAP SuccessFactors Mobile uygulamasını inceliyoruz. Bu uygulama, şirketlerin insan kaynakları süreçlerini daha verimli yönetmelerine yardımcı oluyor. Gelin, bu uygulamanın sunduğu özelliklere ve kullanıcı deneyimine bir göz atalım.

İşlemleri telefona taşımanın asıl faydası

İnsan kaynaklarıyla ilgili küçük işler, masa başında halledilmek üzere ertelenmeye çok müsait: Bir izin talebini görmek, bir çalışan kaydına bakmak ya da bekleyen bir değerlendirmeyi tamamlamak için bilgisayarı açmak gerekebilir. Bu uygulamanın değerini ben, bütün İK işlerini telefondan yapabilmesinden çok, bu kısa işleri araya sıkıştırmayı kolaylaştırmasında görüyorum. Bir yönetici için bekleyen bir talebi uygun bir anda incelemek, çalışanın da şirketin İK süreçlerine erişmek için doğru zamanı kollamamasını sağlayabilir.

Bu kolaylık şirketinizin SAP SuccessFactors sistemini kullanmasına bağlı. Uygulama tek başına bir İK platformu kurmuyor; şirket hesabınız ve kurumunuzun tanımladığı süreçlerle birlikte çalışıyor. Bu yüzden indirmeden önce iş yerinizin mobil erişimi destekleyip desteklemediğini ve size hangi giriş bilgilerinin gerektiğini öğrenmek iyi bir başlangıç. Çalışan hesabı olan herkesin yönetici işlevlerine sahip olacağını varsaymamak da önemli; ekranda gördükleriniz şirket içindeki rolünüze göre değişebilir.

Kurulumdan önce bilmeniz gerekenler

İlk açılışta karşılaşacağınız en önemli adım, kişisel bir hesap açmak değil, kurumunuzun SAP SuccessFactors ortamına bağlanmak. İş yerinizin verdiği giriş bilgileri veya yönlendirmeleri olmadan uygulamanın günlük bir tüketici uygulaması gibi kullanılmasını beklemeyin. Girişte sorun yaşarsanız, şifreyi tekrar tekrar denemek yerine şirketinizin İK ya da BT ekibine hangi erişim yönteminin kullanıldığını sormak daha verimli olabilir. Böylece sorun hesapta mı, kurum ayarında mı, daha hızlı anlaşılır.

Telefonunuzu ortak kullanıyorsanız, kişisel ve iş hesabınızın birbirine karışmaması için oturumunuzu işiniz bittiğinde kapatma alışkanlığı edinin. İK uygulamalarında görünen bilgiler hassas olabileceğinden, telefon kilidi ve bildirimlerin ekranda nasıl göründüğü de günlük kullanımın parçası. Bildirimleri yararlı bulabilirsiniz; ancak başkalarının ekranı görebildiği bir ortamda, bildirim içeriğini sınırlandırmak veya yalnızca gerekli uyarıları açık tutmak daha rahat hissettirebilir. Bunlar uygulamanın sunduğu belirli bir ayar hakkında iddia değil, iş hesabını telefonda kullanırken düşünmeye değer pratiklerdir.

İlk İzlenimler ve Kurulum

SAP SuccessFactors Mobile uygulamasını indirmek oldukça kolay. Android veya iOS cihazınıza hızlıca yükleyebilirsiniz. İlk açılışta kullanıcı dostu bir arayüzle karşılaşıyorsunuz. Uygulama, modern ve sade bir tasarıma sahip. Bu da kullanımı kolaylaştırıyor ve karmaşıklığı minimuma indiriyor.

Uygulama, kullanıcı adı ve şifre ile giriş yapmanızı istiyor. Şirketinizin sistemine entegre bir şekilde çalıştığı için güvenlik konusunda endişelenmenize gerek yok. İki faktörlü kimlik doğrulama gibi güvenlik önlemleri de mevcut.

Özellikler ve İşlevsellik

Bu uygulamanın en dikkat çekici özelliklerinden biri, insan kaynakları süreçlerini mobil cihazınızdan yönetebilmeniz. İşte öne çıkan bazı özellikler:

• Personel Yönetimi: Çalışan bilgilerini görüntüleyebilir, güncelleyebilir ve yönetebilirsiniz.
• Performans İncelemeleri: Çalışan performansını değerlendirebilir ve geri bildirimlerde bulunabilirsiniz.
• İzin İşlemleri: İzin taleplerini hızlıca onaylayabilir veya reddedebilirsiniz.
• Eğitim ve Gelişim: Eğitim programlarına katılımı takip edebilir ve yönetebilirsiniz.

Uygulamayı en iyi değerlendirme yolu, her gün kullanacağınız tek bir işi seçip onunla başlamaktır. Örneğin, ekibinde izin talepleri sık gelen bir yönetici, önce bekleyen talepleri kontrol edip gerekli işlemi telefondan tamamlamanın iş akışına uyup uymadığını deneyebilir. Bir çalışan ise kendi kurumunda erişime açılmış İK işlemlerini gerektiğinde uygulamadan kontrol edebilir. Böyle bir deneme, masaüstü sistemine hangi durumlarda hâlâ ihtiyaç duyduğunuzu da gösterir; mobil uygulamayı her işin yerine geçen bir araç gibi görmek yerine, doğru işler için pratik bir kanal olarak konumlandırmak daha gerçekçi.

Uygulama, bulut tabanlı olduğu için güncellemeler ve veri senkronizasyonu oldukça hızlı. Böylece, her yerden ve her zaman erişim sağlayabiliyorsunuz.

Günlük kullanımda zaman kazandıran işler

Gerçekçi bir senaryo düşünelim: Bir yönetici toplantılar arasında telefonuna bakıyor ve ekibinden gelen bir izin talebini görüyor. Talebi o anda değerlendirmek, bilgisayara dönene kadar bekleyen işi akılda tutma yükünü azaltabilir. Ancak karar vermek için takvim, ekip planı veya başka bir kayıtla karşılaştırma gerekiyorsa küçük ekranda aceleyle onay vermek yerine daha sonra masaüstünden incelemek daha doğru olabilir. Mobil erişimin faydası, her kararı hızlandırmak değil, basit ve net olanları bekletmeden ele alabilmek.

Çalışan bilgilerine bakma veya geri bildirim süreçlerini takip etme gibi işler de kısa kontrol anlarına uygundur. Yine de uzun bir performans değerlendirmesi yazmak ya da birden fazla kaydı dikkatle karşılaştırmak telefonda yorucu olabilir. Ben bu tür uygulamalarda en iyi dengeyi, hızlı kontrolü mobilde yapıp kapsamlı düzenlemeyi daha geniş ekrana bırakmakta buluyorum. Böylece hareket halindeyken erişimin kolaylığından yararlanırken, küçük ekranda yapılan hatalı giriş riskini de azaltırsınız.

Eğitim ve gelişim süreçleri, uygulamanın şirketinizdeki kullanım biçimine bağlı olarak çalışanların ilgili kayıtları takip etmesine yardımcı olabilir. Buradaki pratik kazanç, yapılacak işi yalnızca ofis bilgisayarına bağlı tutmamak. Öte yandan, hangi eğitimlerin veya işlemlerin hesabınızda görüneceği şirketin yapılandırmasına bağlı olduğundan, uygulamayı yükler yüklemez bütün çalışanlarda aynı menülerin çıkacağını düşünmemek gerekir.

Masaüstü sistemine göre yeri

SAP SuccessFactors Mobile’ı, masaüstü İK sisteminin birebir küçük kopyası olarak değil, kurumun süreçlerine telefondan ulaşma yolu olarak düşünmek daha doğru. E-posta veya mesajlaşma üzerinden bir talebi haber almak kolay olsa da, talebin asıl İK iş akışında görülmesi ve oradan ele alınması işleri farklı kanallara bölmeyi önleyebilir. Buna karşılık, masaüstü kullanımında geniş ekran ve uzun metinlerle çalışmanın rahatlığı sürer. Birçok kişi için en kullanışlı düzen, günlük kısa kontrolleri telefonda, ayrıntılı kayıt ve değerlendirmeleri bilgisayarda yürütmek olacaktır.

Uygulamanın iş yaşamındaki karşılığı da bu ayrımda yatıyor: Herkes için sürekli açık tutulması gereken bir araç değil, şirket sistemi içinde gerçekten ihtiyaç duyulan anlarda işe yarayan bir erişim noktası. İzin taleplerini yöneten, çalışan kaydına sıkça bakan veya hareket hâlindeyken belirli İK işlerini takip etmesi gereken biri için anlamlı olabilir. Buna karşılık şirketiniz bu işlevleri mobilde açmadıysa ya da İK süreçleriniz çoğunlukla başka bir sistem üzerinden yürüyorsa, uygulamayı yüklemek tek başına alışkanlıklarınızı değiştirmez.

Kullanıcı Deneyimi

Uygulamanın kullanıcı deneyimi oldukça tatmin edici. Menülerin ve seçeneklerin yerleşimi mantıklı ve ulaşılması kolay. Ayrıca, bildirim sistemi sayesinde hiçbir güncellemeyi kaçırmıyorsunuz. Örneğin, bir izin talebi geldiğinde anında bildirim alıyorsunuz. Bu da yöneticiler için büyük bir avantaj sağlıyor.

Uygulama içi yardım ve rehberlik seçenekleri de mevcut. Herhangi bir konuda yardıma ihtiyaç duyduğunuzda, uygulama size rehberlik ediyor. Bu da özellikle yeni kullanıcılar için büyük bir artı.

Bildirimlerin ve erişimin sınırları

Bildirimler bekleyen işleri görünür kılar, fakat her uyarıyı anında işleme dönüştürmek zorunda değilsiniz. İş dışı saatlerde sürekli bildirim almak istemeyenler için, telefonun bildirim tercihlerini ve şirketin uygulama kullanım beklentilerini birlikte düşünmek yararlı. Bir uyarı gelmesi, talebin bağlamını bütünüyle açıklamayabilir; önemli bir karar vermeden önce ilgili kaydı açıp ayrıntıları incelemek daha sağlıklı. Böylece hız, dikkatsizliğe dönüşmez.

İş akışının telefonda tamamlanıp tamamlanmayacağı da yapılan işe göre değişir. Kısa bir kontrol veya basit bir onay, mobil kullanımın güçlü olduğu alanlardır. Uzun metin girişi, ayrıntılı karşılaştırma ya da dikkat gerektiren değerlendirme ise bilgisayarda daha konforlu olabilir. Uygulamayı seçerken “Her şeyi telefondan yapabilir miyim?” yerine “En sık beklettiğim hangi işi daha kolay tamamlarım?” diye sormak, beklentiyi doğru kurar.

SAP SE tarafından geliştirilen bu ücretsiz iş uygulaması, 5 milyondan fazla kuruluma ulaşmış; kullanıcıların ortalama puanı 3,8 ve yaklaşık 43 bin değerlendirmeye dayanıyor. PEGI 3 yaş sınıflandırması bulunuyor, ancak bu sınıflandırma uygulamanın kurumsal erişim ihtiyacını değiştirmiyor. Sürüm 16.1.1 için minimum işletim sistemi gereksinimi 11 olduğundan, eski bir telefon kullanıyorsanız kurulumdan önce cihaz uyumluluğunu kontrol etmek yerinde olur.

Son Sözler

Özetlemek gerekirse, SAP SuccessFactors Mobile özellikle büyük şirketler ve geniş insan kaynakları ekipleri için biçilmiş kaftan. Kullanıcı dostu arayüzü, geniş özellikleri ve güvenilirliği ile iş süreçlerinizi kolaylaştırıyor. Eğer şirketinizin insan kaynakları süreçlerini daha etkin bir şekilde yönetmek istiyorsanız, bu uygulamayı mutlaka denemelisiniz.

Benim daha ölçülü önerim şu: Şirketiniz SAP SuccessFactors kullanıyorsa ve mobil erişimi iş akışınıza dâhil etmişse, ücretsiz uygulamayı deneyip en sık yaptığınız birkaç işlemin gerçekten daha az uğraştırıp uğraştırmadığını görün. Kurumsal erişiminiz yoksa ya da çoğunlukla uzun ve ayrıntılı İK işleri yapıyorsanız, size tek başına çözüm sunmasını beklemeyin; masaüstü sisteminiz veya kurumunuzun belirlediği diğer yöntemler daha uygun olabilir. Android’de sürüm 11 ve üzeri gereksinimini de hesaba katın. Benim gözümde başarısı, şirket içi süreçleri ortadan kaldırmasında değil, doğru ayarlandığında bekleyen küçük işleri doğru yerde ve zamanda tamamlamayı kolaylaştırmasında.

Umarım bu inceleme, uygulamayı denemeniz konusunda size yardımcı olmuştur. Gelecek incelemelerde görüşmek üzere!